Une enquête réalisée par l’Ifop en 2021 a relevé que les cadres ont l’obligation d’assister à plusieurs réunions par jour. Néanmoins, pour remédier à cette croissance, l’étude démontre aussi que 70 % des entreprises estiment que la qualité des équipements technologiques dans leurs salles de réunion a un impact direct sur la productivité et l'efficacité des visioconférences.
Les PME comme les grandes entreprises cherchent à créer des espaces de réunion qui répondent aux besoins spécifiques de leurs équipes, en tenant compte de la taille des salles et du nombre de participants. Chez Speechi, nous cherchons constamment à améliorer la collaboration au sein des entreprises en proposant des solutions interactives pour toutes les salles de réunions.
Les différentes configurations de salle de réunion
Il existe différents types de salles dans lesquelles vous pourrez passer vos réunions. Parmi elles, on peut retrouver :
- Une huddle room : c’est une petite pièce capable d’accueillir environ 4 personnes et souvent parfaite pour des réunions one to one, des entretiens ou des formations individuelles en visioconférence. Elles sont généralement isolées et permettent d’avoir des réunions spontanées.
- Des salles de réunions classiques : elles ont une capacité d’accueil entre 6 et 15 personnes. Dans ces types de réunions, vous trouverez fréquemment une grande table au centre ainsi que des équipements permettant de faciliter les échanges d’idées.
- Une salle de réunion virtuelle : ces types de salles ne sont pas équipées tant en mobiliers, mais en équipements de visioconférence tels qu’une webcam, un logiciel de visioconférence et une connexion internet afin de participer à la réunion de chez soi.
- Une salle de séminaire : ce sont des salles pouvant accueillir un très grand nombre de personnes pour des conférences et peuvent être équipées d’une grande table au centre ou tout simplement des rangs de chaises dans le but d'accueillir un maximum de personnes.
L’importance de l’équipement pour sa salle de réunion
1. L’écran interactif tactile
Qu’on soit enfant ou adulte, on aime souvent tout ce qui est nouveau. Les écrans interactifs, avec leur technologie de pointe et leur interface conviviale, ne font pas exception. Pour les salles de réunion, il est crucial de choisir un écran adapté à vos besoins, et la gamme SuperGlass représente la solution idéale pour les entreprises. Les écrans SuperGlass +S et SuperGlass 3 offrent des fonctionnalités riches et intuitives adaptées aux usages professionnels.
En adoptant ces technologies dans votre environnement de travail, vous pouvez augmenter votre espace de travail en intégrant des logiciels collaboratifs comme Note 2.0 pour rendre vos réunions plus engageantes, mais aussi ajouter des accessoires tels que des caméras pour les visioconférences avec les collaborateurs à distance, ou bien des OPS Windows pour switcher entre un environnement de travail android (celui de l’écran) ou windows (celui de votre PC). N’oubliez pas que ces écrans sont comme des tablettes géantes, grâce à leur écran tactile, vous pouvez interagir directement sur l’écran et personnaliser votre interface.
Nous proposons différentes tailles d’écrans en fonction des dimensions de votre salle de réunion : pour les plus petites salles de réunions, nous recommandons les tailles 55” et 65”, pour les moyennes salles de réunion, les tailles 75” et 86” et pour les très grandes salles de réunions, nous conseillons les tailles 92”, 98” et 105”.
2. Systèmes de visioconférence
Pour les entreprises qui se digitalisent de plus en plus, les solutions de visioconférence sont devenues indispensables. Chez Speechi, nous proposons différents types de caméras de visioconférence pour toutes les configurations de salles de réunion. Pour les plus petites salles, nous avons les caméras compactes et légères, facilement à déplacer de salle en salle et se pose sur le haut de votre écran grâce à leur pince de fixation. En revanche, notre barre de visioconférence est parfaite pour les moyennes salles de réunions comme elle intègre à la fois un système audio et vidéo pour des visioconférences en 4K et se faire entendre ainsi qu’entendre vos collègues à distance de manière ultra claire. Cependant, pour les salles de réunions plus grandes, les caméras rotatives comme la SPE-UV510 ou la SPE-CAM-VX-001 qui en plus d’avoir une qualité d'image et sonore exceptionnelle, peuvent aussi suivre de manière intelligente les participants lorsqu’ils prennent la parole.
Toutes nos caméras de visioconférence peuvent être complétées par un micro sans fil comme la SPE-BM21. Comme les caméras compactes, elle est petite mais très puissante pouvant capter et diffuser le son de manière omnidirectionnelle donc vos collaborateurs, vous entendrez même en se déplaçant dans la pièce.
3. Logiciels collaboratifs
Ils permettent aux équipes de travailler ensemble de manière fluide, même si les membres sont dispersés géographiquement. Cela est particulièrement pertinent dans les entreprises où le télétravail est courant. Ceci dit, en plus des logiciels de visioconférence que vous utilisez peut-être déjà lorsque vos collaborateurs sont à distance, il existe aussi des logiciels collaboratifs qui peuvent être un bon moyen de rendre vos réunions plus organisées et productives. Si vous travaillez en gestion de projet et que vous souhaitez organiser vos tâches, Trello est une bonne option d’espace de travail en ligne. En revanche, si vous souhaitez annoter des présentations ou faire des sessions de Brainstorming, nous proposons les logiciels Notes et Iolaos, pré intégrés sur nos écrans interactifs. Avec des systèmes spécifiques de partage d’écran, vous pouvez avoir une fenêtre ouverte avec les collaborateurs à distance d’un côté et une fenêtre avec le logiciel collaboratif de l’autre.
4. Solutions sans fils BYOD/BYOM
Compatibles avec les écrans interactifs, les solutions BYOD (Bring Your Own Device) et BYOM (Bring Your Own Meeting) permettent de projeter le contenu de votre PC à votre écran et de gagner du temps lors de la préparation de vos réunions.
En termes de solutions BYOD, vous pouvez tester l’application ByTello Share permettant de partager votre contenu directement sur l’écran interactif en quelques clics grâce à un code, mais aussi des appareils comme le Coin Coin ou le kit de réplication HDMI pour des diffusions à grande échelle et parfaite pour des webinars ou des conférences.
En ce qui concerne le BYOM, la solution BYOM Pro développée par Speechi est plus puissante qu’un BYOD comme elle permet non seulement de partager votre écran, mais aussi relier tous les appareils audiovisuels d’une même salle entre elles pour faire une véritable visioconférence connectée. Vous pouvez aussi récupérer le tactile de votre écran interactif après avoir diffusé le contenu de votre PC sur l’écran.
Nos packs de salles de réunion pour les entreprises
Il est important d’organiser une réunion dans un endroit propice au travail avec de bonnes conditions telles qu’une bonne insonorisation, une bonne luminosité et des mobiliers confortables. Cependant, il est recommandé de se munir de matériel de visioconférence pour des réunions plus engageantes et surtout de choisir son équipement en fonction des dimensions de la salle en question.
C’est pour cela que nous avons mis à disposition des packs de salles de réunion sur notre boutique en ligne. Parmi les packs spécialement conçus pour les entreprises, vous pouvez trouver trois types en fonction de la taille de la salle : pour moins de 8 personnes, entre 8 et 15 personnes et plus de 15 personnes.